Comment être plus productif quand on est artisan ? Faire deux fois plus de choses en deux fois moins de temps ?

il y a quelques jours, je discutais avec un lecteur du blog. Il venait de télécharger mon guide que je mets à disposition gratuitement via ce lien. Il est revenu vers moi après l’avoir lu et m’a fait une remarque très pertinente :

Baptiste à totalement raison ! Un artisan doit savoir tout faire, de la comptabilité, du marketing, gérer les réseaux sociaux sans oublier la fabrication de ses produits, etc…

C’est alors que l’idée de rédiger cet article m’est venue. J’ai tout de même voulu savoir quelles sont, dans le cadre de votre activité, les taches qui vous prennent le plus de temps.

Je vous ai donc sollicité la semaine dernière pour participer à un mini sondage. La question posée était la suivante :

Classez les taches énoncées ci-dessous, de celle qui vous prend le plus de temps à celle qui vous en prend le moins.

  • La partie administrative
  • La partie création de produits
  • La partie marketing
  • La logistique
  • La promotion de votre marque sur les réseaux sociaux
  • La comptabilité
  • La vente en ligne (gestion des commandes, mise en ligne des produits, etc…)

Vous avez été nombreux à y participer et je vous en remercie. Les résultats sont les suivants :

Sans grande surprise, pour exactement, 45,45 % d’entre vous, la tâche qui vous prend le plus de temps est, la création de vos produits. La deuxième place sur le podium revient aux taches directement rattachées à la vente en ligne de vos créations (gestion des commandes, mise en ligne des produits, etc.). La troisième place revient à la promotion de votre marque et de vos créations sur les réseaux sociaux. La partie marketing et la partie administrative arrivent ex aequo à la quatrième place. Les taches qui occupent les dernières marchent du podium sont elles aussi ex aequo et il s’agit de la partie logistique et la comptabilité.

Et si je vous disais que vous pouvez gagner prés de deux heures par jour pour les consacrer aux taches que vous n’avez pas le temps de réaliser ? Vous pensez que ce n’est pas possible, que vos journées sont déja bien remplies ? Je vous explique tout dans la suite de l’article.

Pourquoi être plus productif changera radicalement votre vie ?

Saviez-vous que nous perdons un peu plus de deux heures par jour de productivité à cause de différentes sources de distractions ? Que le temps moyen de concentration sur une même tâche est de seulement 11 minutes ? J’ai également été surpris par une étude récente qui démontrée que les distractions intempestives provoquées par toutes les nouvelles technologies nous faisaient perdre l’équivalent de 10 points de QI. C’est vraiment beaucoup ! Pour vous donner un ordre de comparaison, c’est 2 fois plus que la perte causée par la consommation de cannabis (selon une autre étude) ! Autant vous dire que ça été une énorme prise de conscience pour moi.

Il est donc possible, par le simple fait de diminuer voire de supprimer les distractions de notre quotidien, de gagner l’équivalent de 2 heures par jour.

Imaginez que vous arriviez à gagner ces deux heures supplémentaires par jour soit 14 heures par semaine. C’est tout de même 56 heures par mois, 672 heures à l’année donc l’équivalent de… (roulement de tambour) …28 jours par an ! C’est plus que le nombre de jours de congés qu’un salarié « lambda » peut avoir chaque année. Vous vous rendez compte du gain de temps obtenu avec seulement deux heures par jour de temps libre supplémentaire ? Avec ce temps en plus, vous n’aurez aucun mal à être plus productif.

Pourquoi être plus productif sera positif pour votre activité ?

On a vu dans le paragraphe précédent le gain de temps qu’il est possible de réaliser grâce au simple fait de diminuer voire supprimer les distractions de notre quotidien.

C’est donc potentiellement deux heures de plus que vous pouvez mettre à la disposition de votre activité.

Que feriez-vous donc si vous aviez deux heures supplémentaires à consacrer à une autre tache ? 2 heures de plus par jour pour travailler sur le marketing ou sur la promotion de votre marque ? Ne pensez-vous pas que cela sera bénéfique pour votre activité ? Est ce que cela vous permettra d’être plus productif ? La réponse est sans conteste, OUI !

Etre plus productif, par où commencer ?

Il y a des choses simples mais indispensables que vous devez mettre en place pour commencer à gagner du temps dés aujourd’hui. La plupart des actions qui fonctionnent mieux que les autres sont souvent celles qui sont les plus évidentes.

Eviter les sources de distractions :

Comme évoqué plus haut et sans aucune surprise, ce sont les distractions, qui arrivent en première position sur la liste de vos ennemies les plus redoutables. Les notifications facebook, la télé allumé en fond, etc.

Je vous recommande donc de vous isoler pour travailler, vous devez avoir un espace pour pouvoir travailler sans être dérangé. Vous devez éteindre votre téléphone portable et toutes les autres sources de distractions que vous pouvez avoir autour de vous.

J’entends une dame au fond de la salle qui s’exclame : « Oui mais Cedric, ça tout le monde le sait !« 

La dame a parfaitement raison mais il y a une différence entre savoir quelque chose et passez à l’action pour faire cette chose. Tout le monde sait par exemple qu’il est recommandé de manger 5 fruits et légumes par jour et pourtant peu de gens le font.

Ce n’est donc pas tout de la savoir, il faut mettre en place ces actions pour obtenir des résultats.

Être plus productif en définissant vos priorités :

Vous devez dans un premier temps définir ce qui est important de ce qui ne l’est pas. Définir les points que l’on peut qualifier de prioritaire ou vous devez consacrer le maximum de vos efforts.

Comment définir vos priorités ? Connaissez-vous la méthode du 80/20 ?

Attention j’active le mode histoire : « Mode histoire activé »

Cette méthode nous vient d’un économiste italien du nom de Vilfredo Pareto. Il avait fait plusieurs études qui ont mises en lumière le principe suivant : La majorité des résultats sont souvent obtenus par une minorité d’actions. Ce n’est pas clair ? Je vais l’expliquer avec des exemples :

  • 20% des bugs sont responsables de 80% des plantages de logiciels,
  • 20% des articles en stock représentent 80% du coût de stockage,
  • 20% de vos clients font 80% du chiffre d’affaires.

A quelque chose près, on est effectivement très souvent proches de ces pourcentages.

Fin du mode histoire : « Mode histoire désactivé« .

Notre ami, la dame du fond de la salle m’interpelle encore : « Mais Cédric, ou veux-tu en venir ?  Un peu de patience, nous y arrivons…

Comme je le disais précédemment, vous devez prioriser vos taches et pour cela je vous invite à vous poser la question suivante :

Quelles sont les 20% de taches qui me rapportent 80 % de mes résultats ?

Faites une liste de toutes les taches que vous devez effectuer pour votre activité dans la journée et essayez de répondre à la question ci-dessus.

Une fois ces taches identifiées, classez-les en priorités 1. Vous commencerez tous les jours par les priorités 1 avant de faire quoi que ce soit d’autre.

Organiser/ Ranger votre espace de travail :

« Vivre dans une maison ordonnée influe de manière positive sur tous les autres aspects de votre vie« , C’est une citation de la Japonaise Marie Kondo, auteure du livre best-seller : La magie du rangement.

En plus d’avoir un effet positif sur votre vie, il en sera de même pour votre travail. Effectivement, passer son temps à charger son matériel nous fait perdre un temps considérable. Pour illustrer la chose, dites vous que perdre 5 minutes par jour à chercher un objet représente une perte de temps de 28 heures si on fait le calcul à l’année.

Si on va plus loin et que l’on se dit que chacun de vos produits représente 2h de travail, c’est donc 14 créations en plus que vous auriez pu faire en une année. On ne va pas s’arrêter en si bon chemin donc allons encore plus loin dans le calcul. Si vos 14 produits étaient vendus 45 euros pièces, cela représente un manque à gagner de 630 euros par an. Tout cela pour seulement 5 min, un peu dommage non ?

Utilisez des modèles :

Je vais prendre mon exemple. J’écris régulièrement des articles et pour ne pas perdre de temps, j’ai un modèle prédéfini qui est le même pour tout mes articles. Je sais donc quelle contenu doit être dans quelle partie. J’évite donc de perdre un temps considérable à structurer mes articles.

J’ai également des modèles de mails, des modèles de demande de partenariat, etc.

Je personnalise bien entendu mes modèles mais cela m’évite de rédiger à chaque fois un mail entier pour chaque nouvelle demande.

La plupart de mes taches sont standardisées pour que cela me demande moins de temps.

Utilisez les outils du web pour être plus productif

Internet est une mine d’or et si on prend la peine de chercher un peu, on tombe souvent sur des pépites. Je suis constamment à la recherche d’outils pour être plus productif et j’en ai trouvé quelques uns que j’utilise très régulièrement.

Avez vous remarqué que je publie systématiquement du contenu visuel pour mes posts facebook ? Vous pensez que cela me prend un temps fou pour les préparer ou que j’ai une formation en création graphique ? Pas du tout, j’utilise Canva pour toutes mes publications sur les réseaux sociaux. Cet outil me fait gagner un temps considérable. Plus besoin de passer des heures sur photoshop pour créer ou ajuster des images pour les médias sociaux. L’outil est très intuitif et de surcroit gratuit !

Un autre exemple: Je ne peux pas me permettre d’être tous les jours derrière mon ordinateur pour poster sur les réseaux sociaux donc j’utilise un outil pour programmer certaines de mes publications. Cet outil, c’est Hootsuite. Il a une version payante mais la version gratuite est largement suffisante pour une utilisation classique.

Allez je vous en donne un dernier:

Google Agenda: Je l’utilise sur mon ordinateur et il est mis à jour automatiquement sur mon téléphone et ma tablette. J’ai ainsi accès à mon agenda partout ou je me trouve. Cela me permet également de suivre dans la journée les taches que je dois effectuer. Un outil encore une fois totalement gratuit.

Conclusion :

Il existe beaucoup d’autres solutions pour être plus productif et toutes ces actions permettront de bannir la phrase « j’ai pas le temps » de votre quotidien. Je vous suggère toutefois de commencer par des actions simples. Isoler vous pour travailler et couper les sources de distractions mais avant cela, ré-organisez ou rangez votre espace de travail. Vous pourrez dans un deuxième temps mettre en place les autres actions que je recommande d’effectuer.

Encore une fois, il n’y a rien de compliqué et vous n’obtiendrez des résultats que si vous passez à l’action.

« Le temps est un trésor précieux, mais nous le dépensons comme s’il était inépuisable. »


 

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